Effectief communiceren op afstand
Nu we steeds meer hybride en dus ook thuiswerken, zijn we meer online dan ooit. Onze dagelijkse vergaderingen hebben we nu vaak via conference calls en online team meetings. Even binnenlopen bij een collega gaat dan niet, dus we bellen, we skypen, we appen en we mailen.
Al deze communicatie vraagt veel van ons brein. Een uur geconcentreerd in een online overleg zitten, is een stuk intensiever dan wanneer je bij elkaar in een ruimte bent. Daarbij lopen werk en privé meer door elkaar, wat de nodige afleiding geeft. De mentale belasting neemt toe, wat uiteindelijk kan leiden tot klachten zoals concentratieproblemen, hoofdpijn, nek- en schouderklachten, irritatie of vermoeidheid.
Tijd om het werk wat anders te organiseren en afspraken hierover te maken. Met deze tips zorg je ervoor dat de noodzakelijke vergaderingen minder energie kosten en efficiënt verlopen.
Richt overleggen anders in
Bepaal per overleg wat het meest efficiënt is. Op afstand werken is echt anders dan op kantoor. We missen veel non-verbale signalen en de techniek heeft ook z’n beperkingen. Zet daarom je reguliere overleggen niet één-op-één over naar digitale meetings, maar bepaal per overleg wat het meest efficiënt is. En ja, ook hier geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Is het doel helder? Zijn alle stukken gedeeld? Zorg dat het
relevant is voor iedereen. Of knip de meeting op. Wijs een voorzitter aan die het overleg in goede banen leidt.
Kies vooraf het medium wat het meest geschikt is. Kies bij voorkeur voor een oplossing waarbij je elkaar kunt zien, dan heb je veel meer non-verbale informatie. Daarbij is het makkelijker om de aandacht erbij te houden en nodigt het minder uit om tussendoor andere dingen te gaan doen. Check en test vooraf wel even of iedereen toegang heeft om opstartproblemen te voorkomen.
Houd de meetings zo kort mogelijk. Kijk welke taken verdeeld kunnen worden en maak hier heldere afspraken over. Houd elkaar op de hoogte van de voortgang en plan een nieuwe afspraak voor een update.
Heb aandacht voor vergaderetiquette. Wanneer er meerdere mensen in een online overleg deelnemen, is een aantal gedragsregels belangrijk om te zorgen dat dit goed verloopt. Deel deze regels dus met elkaar en help elkaar om dit toe te blijven passen.
Vergaderetiquette
Bereid overleg goed voor
Een rustige plek
Op tijd aanwezig
Mute jezelf
Unmute jezelf
Voorkom ruis
Kort en bondig
Uitpraten
Let op tijd
Verdeel taken
Blijf bij de les
Houd het relevant
Heb aandacht voor elkaar. Sociale steun moet je bij thuiswerken actief organiseren, dus neem aan het begin van een meeting even kort de tijd om te vragen hoe het met elkaar gaat. Is er extra steun nodig, dan kun je dat na de call met elkaar regelen.
Extra aandacht bij beeldbellen - vooral met cliënten of opdrachtgevers
Dress for the occasion
Wie wil in beeld?
Professionele achtergrond
Non-verbale communicatie
Tot slot: heb aandacht voor anderen, maar ook voor jezelf
Plan die updates niet allemaal op één dag. Probeer te voorkomen dat je de hele dag in overleggen zit en je ‘vast’ zit aan je je werkplek. Zorg tussendoor voor voldoende pauzes en beweging. Of pak ook eens gewoon je telefoon en loop dan gelijk een rondje door je huis, tuin of buurt. Dat laatste uiteraard alleen als je geen klachten hebt en terwijl je 1,5 meter afstand houdt van de mensen die je tegenkomt.
En last, but not least: zorg voor een goede balans. Schakel af en toe even af. Ga even naar buiten (zolang het mag), beweeg, doe de was, ga met een kop koffie in de zon zitten. Zo houd je nog wat energie over om ook privé nog online te kunnen zijn.
